Köy içme suyu yönetiminde mevzuata uyum, yalnızca bir yazılım kullanmakla sağlanmaz. Yetkili kararların, tarifelerin, abonelik kayıtlarının, tahakkuk ve tahsilat işlemlerinin kurumun tabi olduğu düzenlemelere uygun yürütülmesi gerekir. Köyün veya su idaresinin hukuki statüsü ve ilgili yerel kararlar farklılık gösterebileceğinden, somut uygulama gerektiğinde yetkili hukuk danışmanından görüş alınmalıdır.

Tarife ve ücret kararları

Uygulanan ücretlerin dayanağı, yürürlük tarihi ve karar bilgisi kayıt altında tutulmalıdır. Tarife değişikliği yapılırken geçmiş dönemlere geriye dönük uygulama, istisnalar ve abonelere bildirim gibi konular yetkili kararlar ve geçerli mevzuat çerçevesinde değerlendirilmelidir.

Abonelik ve sayaç kayıtları

Abone kimliği, sayaç numarası, ilk endeks, değişim ve arıza bilgileri tutarlı biçimde saklanmalıdır. Sayaç değişimi, abonelik devri ve düzeltme gibi işlemlerde tarihçe korunmalı; eski kayıtlar iz bırakmadan silinmemelidir.

Tahakkuk ve tahsilatın izlenebilirliği

Her tahakkuk dönem, tüketim ve tarife bilgisiyle ilişkilendirilmelidir. Tahsilatlarda ödeme tarihi, tutar ve ilgili borç kaydı eşleştirilmeli; iptal ve düzeltmelerin gerekçesi kaydedilmelidir. Dönem sonlarında tahakkuk, tahsilat ve kalan alacaklar karşılaştırılmalıdır.

İtiraz, arıza ve düzeltme kayıtları

Abone itirazları, sayaç arızaları ve yerinde kontroller için tarih, açıklama, yapılan işlem ve sonuç kaydı oluşturulmalıdır. Böylece aynı konu tekrar gündeme geldiğinde önceki işlem adımları incelenebilir.

Kişisel veriler ve erişim

Abone bilgileri ve iletişim kayıtları yalnızca gerekli amaçlarla ve yetkili kişilerce erişilebilir olmalıdır. Saklama süresi, yedekleme, kullanıcı yetkileri ve kayıtların paylaşımı kurumun kişisel veri yükümlülükleri kapsamında değerlendirilmelidir. Ayrıntılar için ayrıca bir veri güvenliği politikası oluşturulması yararlıdır.

Uygulama kontrol listesi

• Tarife ve ücret kararlarının güncel kopyası mevcut mu?
• Abone ve sayaç kayıtları mükerrerlik açısından kontrol edildi mi?
• Her tahakkuk ve tahsilat işlemine ilişkin izlenebilir kayıt var mı?
• İtiraz, arıza ve düzeltme süreci tanımlı mı?
• Kullanıcı yetkileri ve yedekleme planı gözden geçiriliyor mu?

Not: Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki görüş yerine geçmez. Kurumun statüsüne göre uygulanacak kurallar ayrıca doğrulanmalıdır.

İlgili sayfa: Su tahakkuk ve tahsilat yazılımı